Cogna Educação acelera a concessão de bolsas de estudo com o MongoDB

INTRODUÇÃO

Educando 2,4 milhões de alunos em todo o Brasil

Cogna Educação (Cogna) é uma das principais organizações educacionais do Brasil. É composto por um grupo de instituições com o ethos compartilhado de transformar vidas por meio da educação. Fundada há mais de 50 anos, os mais de 25.000 funcionários da Cogna atendem a mais de 2,4 milhões de estudantes nos mercados B2B e B2C. A empresa também gera mais de R$ 439 milhões por meio de programas e atividades sociais, o que a habilita a transformar mais de 2.000 comunidades brasileiras.

O portfólio abrangente de serviços da Cogna coloca a jornada do aluno no centro de todas as suas decisões. Ao oferecer soluções flexíveis e personalizáveis para todas as etapas da jornada educacional, ela tem a capacidade de impactar até 22 milhões de alunos. A organização oferece bolsas de estudo parciais e integrais em faculdades privadas sob o programa governamental 'Universidade para Todos', conhecido como Prouni. Os alunos também podem solicitar o Fundo de Financiamento Estudantil (FIES) para garantir financiamento para seus estudos.

A Cogna tem orgulho de desempenhar uma função no estímulo da aprendizagem ao longo da vida. Quer você tenha dois anos ou 100 anos, na sala de aula ou no local de trabalho, Cogna acredita que sempre há oportunidades para aprender, evoluir e melhorar a forma como as coisas são feitas.

"Nosso espírito pioneiro vai muito além da educação e entra no domínio da tecnologia", disse Eduardo Chavarria, gerente de tecnologia da Cogna. A Cogna capacita suas equipes de tecnologia a experimentar, falhar rapidamente e avançar. Inovamos para manter nossa posição como líder de mercado, ajudando funcionários e alunos a encontrar a melhor versão de si mesmos.

O DESAFIO

Gerenciando picos sazonais em solicitações de financiamento

Os estudantes potenciais, uma vez pré-aprovados pelo programa FIES ou Prouni, poderão enviar seus documentos para análise por meio do portal de autoatendimento da Cogna. A cada semestre, este portal recebe grandes picos de tráfego. Até 57.000 solicitantes enviam formulários por ciclo e 22 documentos de apoio por pessoa em algumas semanas. Uma vez enviados, os solicitantes recebem automaticamente um número de protocolo para identificá-los e ajudar a acompanhar o progresso do envio.

Em seguida, eles são revisados por uma equipe de funcionários financeiros e operacionais dedicados que verificam os documentos são precisos. Essas equipes mantêm contato com os solicitantes por meio do portal em todas as etapas e se comunicam com as entidades governamentais relevantes para fornecer bolsas de estudo ou financiamento.

"O portal de autoatendimento precisa estar altamente disponível. Qualquer interrupção ou perda de dados pode MEAN que os candidatos precisam começar de novo e correm o risco de atrasar o processo de concessão de bolsas de estudo", explicou Danilo Vicentini, gerente de tecnologia e arquiteto de soluções da Cogna. "Nossa plataforma legado no local não tinha escalabilidade, o que causava problemas de latência e gargalos", acrescentou. "Operamos em um setor regulamentado e podemos ser penalidades com multas caras se formos responsáveis por pessoas perderem financiamento. Foi do interesse de todos migrar a plataforma para uma arquitetura mais estável e robusta que poderíamos adaptar para criar uma ótima experiência do usuário."

Durante os horários de pico, a equipe de TI criou salas de guerra para lidar rapidamente com quaisquer quedas no desempenho. Mas a escalabilidade limitada do sistema estava causando de dois a três segundos de latência por clique, contribuindo para uma experiência ruim para o candidato.

"Tínhamos problemas com hardware, memória e CPU. Definimos migrar o portal para uma plataforma de banco de dados na nuvem para melhorar o desempenho e facilitar o gerenciamento de horários de pico", comentou Chavarria.

A SOLUÇÃO

Migrando o portal de aplicativos para a nuvem

A Cogna começou a pesquisar a melhor plataforma de banco de dados para dar suporte ao seu portal de candidatos. Ao realizar a devida diligência, Cogna descobriu que outras instituições de educação, bem como outras áreas da sua própria empresa, recomendavam altamente o MongoDB Atlas. A equipe decidiu implementar o MongoDB Atlas no Microsoft Azure e migrar cargas de trabalho da solução no local para a nuvem.

"Decidimos usar o Microsoft Azure porque tínhamos os conectores certos para entrar em operação em um período muito curto", disse Chavarria sobre os conectores Application Gateway e load balanceador do Azure. "Nosso ambiente tinha 'dado' nesse ponto, portanto, precisávamos entrar em operação rapidamente", continuou ele.

Há cinco aplicativos Cogna em execução no MongoDB. Além do portal de autoatendimento, há uma ferramenta de autenticação e aplicativos para gerenciar aprovações, fluxos de trabalho, relatórios e documentos. Os bots migram automaticamente os registros para o sistema de gerenciamento de documento da empresa quando os candidatos são aprovados e inscritos como alunos.

Com suporte da equipe local do MongoDB no Brasil, a Cogna usou os métodos mongomigror, mongodump e mongorestore para agilizar a migração. Isso permitiu uma transferência de documento tranquila e eficiente, protegendo a qualidade e a consistência dos dados. Os bancos de dados e as coleções que exigiram mais atenção foram analisados e validados com cuidado, enquanto os dados não selecionados foram movidos mais rapidamente. No total, dez bancos de dados foram migrados e 370 GB de dados consolidados para 79 GB.

O MongoDB Atlas fornece à Cogna uma solução abrangente de gerenciamento de banco de dados não relacional. Também é fácil adicionar produtos e funcionalidades adicionais, como o arquivo online, conforme necessário.

A Cogna usa os índices do MongoDB Atlas para melhorar o desempenho e o Online Archive para implementar o armazenamento em camadas. "Temos um enorme volume de dados, o que aumenta os custos de armazenamento e impacta no desempenho", comentou Vicentini. "Configuramos a plataforma para migrar automaticamente os dados de uma determinada era para o arquivo online. Isso significa que temos os dados de que precisamos para auditorias, mas eles são acessados por um conector diferente para manter nosso banco de dados em tempo real rápido e enxuto."

A equipe utiliza as ferramentas de monitoramento e alertas prontos para uso da plataforma para garantir que o ambiente funcione sem problemas. Isso eliminou a necessidade de salas de guerra, pois mesmo durante os horários de pico o MongoDB se dimensiona automaticamente para acomodar o aumento da demanda sem entrada manual. A Cogna também recebe alertas por e-mail do MongoDB Atlas, e no momento está implementando monitoramento e alertas na sua plataforma de observabilidade, o Datadog.

OS RESULTADOS

Um portal rápido e sempre disponível

Desde que implementou o MongoDB Atlas, a Cogna alcançou 100% de disponibilidade e6 milissegundos de latência em seu portal de aplicativos. Agora leva segundos, em vez de minutos, para enviar um aplicativo, o que acelera todo o processo de análise de documento. A equipe pode analisar os documentos mais rapidamente e obter a aprovação das aplicações de benefícios para que o aluno possa começar a planejar as próximas etapas de sua educação. O portal também tem potencial para crescer, acompanhar o crescimento dos negócios.

Com o suporte das equipes do MongoDB e a solução de alto desempenho, dimensionável e econômica do Atlas, a Cogna está confiada em seu futuro. Ao planejar a próxima migração de suas cargas de trabalho no local para o Atlas, a Cogna espera replicar seu sucesso e os grandes resultados alcançados com o Prouni e o FIES.